Tổ chức company trip cho doanh nghiệp: quy trình sáu bước

Tổ chức chuyến đi cho vài chục tới vài trăm nhân viên không giống đặt tour gia đình. Bài này tóm tắt quy trình mà người phụ trách nhân sự hoặc hành chính thường phải đi qua.

Bước 1: Xác định mục tiêu và ngân sách

Chuyến đi để gắn kết đội ngũ, để thưởng cuối năm, hay để kết hợp hội nghị? Mục tiêu khác nhau dẫn tới lựa chọn địa điểm và chương trình khác nhau. Ngân sách nên tính theo đầu người và cộng thêm dự phòng 10-15%.

Bước 2: Chốt số lượng và khảo sát nhu cầu

Gửi khảo sát nội bộ để nắm số người tham gia, ai đi cùng gia đình, có ai ăn chay hoặc có vấn đề sức khỏe cần lưu ý. Con số này quyết định số xe, số phòng và suất ăn.

Bước 3: Chọn địa điểm

• Trong ngày: KDL Đại Nam, Củ Chi, không tốn thời gian di chuyển
• 2 ngày 1 đêm: Vũng Tàu, Hồ Tràm, Bình Châu, có biển, cách khoảng 120km
• 3 ngày trở lên: Đà Lạt, Phan Thiết, Madagui, đủ thời gian cho chương trình đa dạng

Bước 4: Thiết kế chương trình

Một chương trình teambuilding tốt cần cân bằng giữa hoạt động vận động và thời gian nghỉ. Các trò được dùng nhiều: kéo co, giải mật thư, chuyền nước qua máng tre, Ma Trận Nón, Cầu Da Vinci, Amazing Race chạy trạm. Buổi tối thường là gala dinner kết hợp trao thưởng.

Bước 5: Hậu cần và tổng duyệt

Hoàn tất đặt xe, phòng, ăn uống trước 3-4 tuần. Tổng duyệt kịch bản với đơn vị tổ chức trước 1-2 ngày, xác nhận lại danh sách và phân nhóm theo xe.

Bước 6: Triển khai và tổng kết

Trong ngày đi, nên có một đầu mối duy nhất liên lạc với đơn vị tổ chức thay vì mỗi phòng ban tự liên hệ. Sau chuyến đi, thu thập phản hồi và ảnh để làm truyền thông nội bộ, đây là phần nhiều công ty bỏ qua nhưng lại có giá trị lâu dài.

Nên thuê agency từ quy mô nào

Dưới 30 người, công ty thường tự tổ chức được. Từ 50-100 người trở lên, việc điều phối xe, phòng, ăn uống và hoạt động trở nên phức tạp, lúc này thuê đơn vị chuyên làm sẽ đỡ hơn nhiều. Nên đặt trước 1-3 tháng, đặc biệt vào mùa cao điểm cuối năm.